Makalah Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen (Sim)
BAB I
ORGANISASI: PARA MANAJER, STRUKTUR,
DAN KEGIATAN-KEGIATANNYA
1.1. Mengapa mempelajari
system informasi?
Selain adanya keharusan untuk mempelajari Sistem Informasi
Manajemen (SIM) bisnis berbasis computer, masih ada alas an lebih lanjut
mengapa kita mempelajari SIM, yaitu :
- Adanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi, yang terdiri atas industri computer dan industri terkait lainnya, kini merupakan industri komersial paling bernilai di dunia.
- adeanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi telah menciptakan banyak kesempatan kerja bagi para mahasiswa bisnis di berbagai bidang kehidupan. Sehingga mahasiswa masa kini hanya bersaing lebih sedikit dibandingkan para lulusan masa sebelumnya, hanya karena lulusan masa lalu kurang menguasai sifat dan implikasi teknologi computer.
1.2.
Lingkungan organisasi
Sesunggunya lingkungan organisasi sangat menentukan jenis
informasi apakah yang harus diberikan oleh suatu system informasi, juga tentang
bentuk yang diinginkan dari suatu informasi serta tentang bagaimana suatu
system informasi seharusnya diorganisasikan.
Lingkungan suatu organisasi adalah kekuatan-kekuatan
ekonomi, budaya, dan pollitikyang mempengaruhi kehidupan organisasi. Termasuk
kedalam kedalam kekuatan tersebut : perubahan suku bunga, tingkat inflasi,
tingkat serapan tenaga kerja, pergeseran demografis, kebiasaan masyarakat,k
hasil pemilihan umum, serta sejumlah faktor yang mempengaruhi permintaan atas
suatu produk, disamping juga berbagai sifat pasar.
Perlu dipahami, bahwa semakin cepat lingkungan organisasi
berubah, maka akan semakin pendek kesempatan bagi suatu organisasi untuk
melakukan penyesuaian sebelum akhirnya organisasi bersangkutan mengalami
kebangkrutan. Beberapa bukti menunjukan bahwa laju perubahan lingkungan
organisasi berlangsung dalam pacu yang semakin cepat ;sehingga organisasi
memerlukan informasi tentang perubahan lingkungannya secara cepat pula.
Tujuannya tentu saja agar lebih mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan.
Informasi-informasi tersebut tentu saja harus dikumpulkan secara sistematis,
dan organisasi bersangkutan juga harus menghasilkan dan menyediakan informasi
yang diperlukan oleh pribadi dan organisasi lain yang berkaitan erat. Secara
umum, semakin rumit dan dinamis perubahan lingkungan suatu organisasi, maka
akan semakin besar pula proposi pencurahan upaya dan sumber daya suatu
organisasi yang harus diberikan pada system informasi yang dimiliki.
1.3. Hierarki dalam struktur organisasi
Hierarki adalah adanya hubungan antara atasan dengan bawahan
didalam suatu organisasi, yang menyebabkan adanya garis komando; yang artinya
hal ini menyebabkan adanya pelapisan atau tingkatan personil di dalam suatu
organisasi. Contoh hierarki sebuah peruasahaan :
- Direktur
- Direktur utama
- Wakil direktur eksekutif
- wakil presiden rekayasa
- wakil presiden pemasaran
- wakil presiden produksi
- wakil presiden kontrolir
- wakil presiden dan bendahara
- wakil presiden didang informasi
- wakil presiden administrasi
1.4.
Fungsi-fungsi organisasi
Serangkaian kegiatan yang sangat berkaitan erat satu sama
lain secara kolektif disebut fungsi organisasi. Organisasi memiliki beberapa
fungsi utama. Dan mungkin pada organisasi yang berbeda hal-hal tersebut akan
diorganisasi secara berbeda pula. Masing-masing fungsi biasanya memiliki system
informasi yang setengah terpisah. Arus informasi yang silang-fungsional juga
dapat sangat eksentif; misalnya manajer bagian pembelian harus menerima
informasi dari fungsi manufaktur mengenai jadwal produksi yang akan datang dari
masing-masing produk, termasuk juga tentang jumlah bahan dan komponen yang
diperlukan selama kegiatan produksi. Luasan kearah mana informasi dari satu
bidang fungsional akan dialirkan ke system informasi bidang fungsionallain,
baik dengan tingkat kemudahan yang dengan mana hal ini akan dilaksanakan
dianggap sebagai ukuran drajat.
1.5.
Sifat-sifat Manajer
Para manajer biasanya memiliki sifat-sifat pribadi yang
mempengaruhi sikapnya terhadap system informasi, keperluan informasi, serta
cara bagaimana berinteraksi dengan system.
Para manajer biasanya tidak mengandalkan diri pada sesuatu
yang tidak mereka pahami, sehingga sebagaian manajer tidak memahami system
computer tidak mempercayai system tersebut. Untuk mendorong pemahaman oleh para
manajer, system informasi hendaknya dibuat sesederhana mungkin. System yang
sederhana biasanya kurang menakutkan baik bagi staf maupun manajer.
Sifat manajer yang lainnya adalah mudahnya mereka
terperangkap tempo kegiatamn mereka. Sebagaian karena mereka berorientasi pada
manusia, sedang sebab yang lain karena cara pemrioritasan mereka, dan
sebab lainnya adalah karena mereka selalu penuh perhatian atas telepon atau
ketukan pintu kamarnya yang baru saja diterimanya, sehingga manajer biasanya
akan menghentikan segala kegiatan yang sedang dilakukan. Berikut ini ringkasan
mengenai sifat seorang manajer :
Sifat-sifat
Manajer
|
Dampaknya pada system informasi
|
|
Sistem harus sesederhana mungkin dan mudah dipahami
Apabila diberikan pilihan, manajer lebih sering
menerimainformasi dari manusia
Menejer kurang suka berinteraksi dengan system informasi
Manajer memerlukan informasi atas masalah yang selalu ada.
Ahli analisis system frutasi karena sedikitnya waktu
manajer bagi mereka
System informasi harus dirancang untuk mencegah munculnya
kejutan dengan memberikan informasi tentang kecendrungan dan
peristiwa-peristiwa kunci
Manajer cendrung menghindari semua diskusi berlebihan
tentang system dengan para personil system
|
1.6. Manajer sebagai bagian
system informasi
Cara berpikir manajer telah digambarkan, yang dalam beberapa
hal; mirip dengan system informasi computer. Pikiran manajer mendapat data dari
berbagai sumber, memproses, dan kemudian menyimpannya sebagai informasi , dan
kemudian mengkomunikasikannya sebagai informasi kepada manajer yang lain; sifat
pola piker manusia yang demikian ini kemudian dibagi oleh system computer.
System computer dan manajer bersema-sama memproses, menyimpan dan mengkomunikasikan
informasi organisasi, dan untuk itu maka manajer dipandang sebagai bagian yang
tak terpisahkan dari system informasi organisasi.
1.7.
Pemecahan masalah oleh manajer
Untuk memecahkan suatu masalah manajer biasanya
meepergunakan langkah-langkah sebagai berikut :
- identifikasi masalah dan kesempatan
system informasi (SI) harus
dirancang sebagai peringatan dini , pemberi informasi yang menyajikan indicator
sifat manajemen. SI yang baik akan dapat menandai adanya kesempatan; kisalnya
ia dapat menjelaskan adanya variasi dalam biaya disebabkan oleh berubahnya
prosedur produksi, sehingga akan dapat menuntun kearah ortganisasi kegiatan
produksi yang berbiaya lebih murah.
- Pencarian informasi
Setelah masalah diidetifikasi,
seorang manajer biasanya harus mencari informasi tambahan yang berguna untuk
menganalisisnya. Sejumlah besar informasi mungkin sudah tersimpan di file
computer, namun demkian informasi tambahan berupa informasi tak
terkomputerisasikan biasnya tetap diperlukan.informasi yang dicari dapat bersifat
factual maupun non-faktual.
- Memilih alternative
Memilih usulan alternative
pemecahanh masalah termasuk mensitesiskan dan menganalisa data dari berbagai
sumber sehingga diperoleh analisis berbanding biaya /manfaat. Misalnya untuk
perhitungan tingkat pengembalian dan jadwal depresiasi asset lewat program
computer dapat disajikan dalam bentuk formulir perbandingan.
BAB II
KEBUTUHAN
DAN SUMBER INFORMASI MANAJEMEN
2.1. Kegiatan Manajerial
Perencanaan
Kegiatan perencanaa dimaksudkan untk menentukan rencana yang
memungkinkan organisasi untuk bergerak kearah posisi tujuan masa depan; dan
posisi masa depan tersebut dapat dirumuskan ke dalam posisi pasar, tingkat
pendapatan, ataupun dengan ukuran yang lainnya.
Langkah pertama organisasi adalah menilai statusnya dimasa
kini; dan langkah tersebut merupakan evaluasi sumber daya yang dimiliki oleh
sebuah organisasi serta lingkungan yang dipengaruhi oleh organisasi. Sumber
utama organisasi tentang status organisasi dimasa kini adalah pada kegiatannya.
Salah satu sumber utama adalahinformasi tentang ringkasan transaksi, termasuk
laporan keuangan. Informasi tentang status lingkungan organisasi mungkin dapat
diperoleh secara informal oleh para manajer, atau mungkin diberikan oleh system
informasi formal yang memang diorganisasi guna memperileh informasi tersebut.
Organisasi dari pengguna maupun pemasok juga mungkin memberikan informasi untuk
perencanan.
Ada dua jenis perencanaan yang biasa berlangsung. Pertama,
perencanaan jangka panjang, yang menetapkan sasaran yang akan dicapai dalam
beberapa tahun mendatang, biasanya untuk lima tahun. Yang kedua adalah rencana
jangka pendek, yang biasa disebut sebagai rencana keuntungan yang serupa dengan
rencana jangka panjang.
Pembahasan dan evaluasi menyeluruh (pengendalian
manajemen)
Pengendalian manajemen bermaksud mengendalikan organisasi
agar kegiatan organisasi tetap konsisten dengan sasaran yang ditetapkan dalam
rencana. Pengendalian menejemen berkaitan langsung dengan sasaran dan strategi
organisasi, pengalokasian sumber daya bagi pencapaian strategi, serta
selanjutnya menilai evektivitas dan efesiensi strategi dalam mencapai
sasaran yang diharapkan. Pengendalian menejemen merupakan tanggung jawab dari
menejemen puncak.
Pengendalian menejemen sangat bergantung pada mendalamnya
ringkasan laporan yang disediakan oleh system informasi; laporan ini merupakan
perbandingan hasil kegiatan dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana jangka
panjang dan jangkla pendek. Para menejer menganalisis laporan ini untuk menunjukan
penyimpangan dari rencana serta penyebab dari terjadinya penyimpangan tersebut.
Analisis masalah-masalah kritis
Masalah-masalah khusus harus dianalisis dengan cara tidak
rutin, dan informasi berkaitan dengan masalah ini harus dikembangkan secara khusus.
Seringkali sebagaian besar organisasi hanya memerlukan organisasi yang
berkaitan dengan masalah yang masalah khusus yang ada di dalam organisasi,
namun tersebar diberbagai file data diberbagai data diberbagai informasi yang
berbeda; oleh sebab itu informasi diperlukan harus diidentifikasi, kemudian
dicari lokasinya selanjutnya dipanggil, dan akhirnya disusun kembali melalui
pemerosesan hingga mendapat bentuk yang sesuai. Pencarian informasi yang
diperlukan tersebut jelas merupakan tugas raksasa di dalam organisasi yang
memiliki ratusan ribu file.
Kepemimpinan dan kegiatan upacara
Para menejer senior banyak menghabiskan waktu mereka dengan
melaksanakan kegiatan kepemimpinan dan kegiatan upacara. Termasuk didalamnya
adalah kegiatan baik didalam maupun diluar organisasi, berpidato, serta
kegiatan social. Bagi sebagaian mereka, system informasi yang ada sangat kecial
artinya, dan laporan rutin akan memeberikan informasi yang mereka perlukan.
Penyelia langsung
Kegiatan pertama yang banyak mdilakukan oleh menejer lapis
rendah, adalah penyelia langsung. Kegiatan ini tidak menggunakan suistem
informasi secara langsung karena didalamnya berlangsung pengamatan langsung
atas para pegawai. Kegiatan selanjutnya adalah, memeriksa kegiatan secara
ricnci, yang mungkin akan menggunakan informasi secara rinci yang ada
dalam laporan rutin.
Pengendali operasi
Pengendali informasi termasuk pengukuran pengukuran
efesiensi pelaksanaan masing-masing tugas, serta apabila diperlukan dilakukan
berbagai tindakan perbaikan guna meningkatkan efesiensinya. Apabila
pemhendalian manajemen dipusatkan pada sejumlah kegiatan yang secara langsung
berhubungan dengan pencapaian sasaran organisasi, maka pengendalian kegiatan
hanya ditunjukan pada pelaksanaan satu tugas pada satu kesempatan saja.
Pengendalian kegiatan lebih menggunakan rincian tinimbang ringkasan informasi
yang diperoleh oleh system informasi.
2.2.
Jenis keputusan manajemen dan kebutuhan informasi
Banyak kegiatan manajerial melintasi, atau pada akhirnya
berpuncak pada keputusan penting dari menejer. Keputusan yang dibuat juga
cendrung terstruktur, sehingga analisisnya juga cendrung baku, dengan
menerpakan suatu metode analisis yang digunakan secara rutin. Jenis informasi
yang diperlukan untuk manalisis sudah diketahui, dan akan sama untuk
masing-masing jenis keputusan.
2.3.
Sumber-sumber informasi
Sekitar 30-40% informasi yang berguna bagi manajer madya
diterima langsung dari system computer. Sedang manajer yang lebih rendah
menerima langsung besar informasi mereka dari system computer (55-75%).
Informasi ini sebagaian besar adalah informasi rinci tentang kegiatan,
pemerosesan transaksi, atau ringkasan informasi tentang kegiatan tersebut.
Manajer yang lebih rendah dan posisinya berkaitan dengan tanggung jawab
langsung untuk mpenyelia kegiatan, menggunakan sumber tak berkomputer 25-45%
dari informasi yang diperlukannya. Para manajer madya menerima lebih sedikit
informasinya (15-20%) dari sumber intern. Manajer puncak menerima informasi dan
sumber intern paling sedikit (10-15%), tak termasuk dari manajer lain yang
menjadi sumber. Karena mereka ini praktis terpisah dari hubungan langsung
dengan kegiatan operasi serta mengandalakn sepenuhnya pada sumber informasi
lain.
2.4.
Serapan tidak pasti (uncertainty absorption)
Proses penyampaian informasi kepada manajeroleh bawahannya
pada masing-masing lapisan perlu mendapat perhatian karena implikasinya
terhadap system informasi. Proses ini, sering dianggap sebagai serapan tidak
pasti dan telah banyak dikaji oleh Mark dan Simon.
Para manajer di setiap lapisan dalam organisasi mempunyai
banyak pengaturan yang beragam atas waktu yang dimilikinya. Mereka harus
mengerahkan waktu dan tenaganya pada kepentingan pelanggan, perwakilan
masyarakat bisnis, pemegang saham (stockholder), serta perwakilan pemerintah.
Manajer juga harus mengikuti upacara dan melaksanakan fungsi kepemimpinan, dan
bahkan manajer puncak juga harus berurusan dengan masalah personil, seperti
yang muncul pada persengketan batas wewenang yang muncul diantara manajer
dibawahnya. Akhirnya seoprang manajer memiliki anak buah yang memiliki hak atas
waktunya.
Oleh sebab itu, para manajer khususnya manajer sejior yang
waktunya sangat berharga harus secara cermat mengatur waktu yang dimilkinya
untuk menyelesaikan masing-masing tugas dan untuk berhadapan dengan
masing-masing anak buahnya. Mereka tidak dapat menghabiskan waktunya hanya
dengan mendengan rincian penjelasan masalah atau situasi dari bawahannya.
Bawahan juga selayaknya memahami haldemikian, dan kemudian berupaya mengemas
informasi yang disampaikan pada atasannya. Sebagaian besar hal ini dilakukan
bukan hanya memberikan fakta dan rincian yang paling relevan, tetapi juga
dengan mensintesiskan informasi yang ada. Karena informasi ini biasanyatidak
lengkap dan kehandalannya sering tidak diketahui, maka manajer harus mampu
fakta-fakta, asumsi-asumsi, serta pikiran-pikirannya, dan kemudian membentuk
pendapatnyaberdasar situasi keseluruhan. Manajer kemudian mengkomunikasikan
pandangannya yang menyeluruh ketimbang informasi informasi rinci kepada
atasannya. Cara demikian akan menghasilkan efesiensi dalam proses manajemen
lewat cara pengulangan baik jumlah keseluruhan informasi yang diteraima manajer
, maupun jumlah waktu yang diperlukan untuk mengasimilasi atau
menerimanya.
2.5.
Perancangan Sistem Informasi untuk Manajer
Informasi umum yang diperlukan seorang manajer mengikuti
pola yang berdasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial. Di waktu
lalu, system informasi untuk menejer disemua lapisan biasa didasarkan pada
system informasi operasional. Sampai batas tertentu untuk manajer madya, tapi
khususnya untuk manajer puncak, system informasi ini biasanya tidak efektif
karena mereka tidak mengenali sifat tugas dan proses manajemen pada lapis
tersebut.
BAB III
KONSEP
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengembangan system informasi manajemen (SIM) mensyaratkan,
pertama pemahaman dan apresiasi penuh atas kegagalan SIM, dan kedua, rencana
jangka panjang yang merupakan cirri umu dari pandangan SIM serta penetapan
rencana pengembangan yang khusus.
3.1.
Unsur-unsur sistem informasi sederhana
Semua system informasi memiliki tiga kegiatan utama, yaitu:
mereka menerima data sebagai masukan (input); kemudian memprosesnya dengan
melakukan perhitungan, penggabungan unsure data, pemuktahiran akun dan
lain-lainnya; dan akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya. Prinsip
ini berlaku baik untuk system informasi manual, elektromekanis, maupun
computer.
Secra sederhana dikatakan, sebuah system informasi menerima
dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Sebuah system
memproses data biasa juga disebut sebagai “system pembangkit informasi”;
istilah ini sebenarnya lebih tepat karena lebih menekankan tujuan system. Walau
istilah pengolahan data akan digunakan didalam buku ini karena memang sudah
diterima luas, namun kepada para mahasiswa dianjurkan untuk berpikir bahwa SIM
adalah system pembangkit informasi.
3.2.Sistem
informasi untuk manajer
Di akhir setiap bulan serangkaian program anggaran akan
memproses master file yang berisi biaya dan pendapatan nyata bulanan dan
membandingkan hala ini dengan biaya dan pendapatan bulanan dan menentukan
sampai batas manakah masing-masing jenis biaya dan pendapatan nyata sesuai
dengan yang diharapakan. File anggaran bulanan nyata yang baru dihasilkan
berisis sepasang (gambaran anggaran dan gambar nyata yang menggambarkan
transaksi yang diringkaskan) data biaya dan pendapatan pada masing-masing
rincian kategori biaya pendapatan dari system akunting. Program anggaran
computer kemudian menghitung perbedaan antara jumlah pada masing-masing
pasangan dan menghasilkan laporan anggaran yang menunjukan besaran variasi.
Para manajer menggunakan laporan variasi ini untuk tujuan pengendalian dengan
cara menyelidiki sebab-sebab munculnya variasi dan kemudian apabila diperlukan
melakukan tindakan perbaikan. Selama pemerosesan master file tidak diubah dan
kemudian diprosos untuk kepentingan laporan.
3.3.Sistem
penopang keputusan
System penopang keputusan (decision support Sistem, DSS)
berbeda dari sebagian besar system informasi tradisional karena masing-masing
DSS bersifat khas, serta sepenuhnya ada dibawah wewenang seorang manajer, namun
demikian tetap merupakan bagian dari SIM.
Sebuah DSS adalah satu dari beberapa pendekatan dalam
membangun system informasi untuk pelaksanaan tugas manajerial atau organisasi;
sesunguhnya sebuah DSS dikaitkan dengan tugas manajerial yang khusus atau
masalah khusus, sehingga penggunaannya hanya terbatas pada masalah atau tugas
tersebut. Oleh sebab itu DSS cendrung dirancang untuk melayani manajer madya
atau senior, walaupun sebenarnya juga dapat dirancang untuk melayani berbagai
tingkatan manajer.
3.4.Integrasi
Sistem informasi
Pengintegrasian system informasi merupakan salah satu konsep
kunci dari system informasi manajemen. Berbagai system informasi dapat saling
berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara sesuai dengan keperluan
integrasinya. Salah satu diantaranya adalah dengan arus data factual atau
potensial diantara mereka. Aliran infoemasi diantara system sangat bermanfaat
apabila data didalam file dari satu system diperlukan juga oleh system yang
lainnya. Akan tetapi menjadi mustahil bagi system kedua untuk menghasilkan data
tersebutatau apabila pendekatan ini akan menjadi mahal, lebih lmabat atau
kurang tepat disbanding menggunakan data dari file pertama.
Aliran data diantara system biasa ditemukan apabila system
ganda diperlukan untuk mengakses elemen data yang sama dari sumber bersamaan,
atau apabila output dari satu system akan menjadi input bagio yang lainnya, seperti
apabila informasi dari sisyem pemeroses transaksi merupakan input bagi siustem
informasi manajerial. System juga dapat dikkaitkan melalui tugasnya untuk
memberikan data bagi tugas yang sama atau karena masing-masing system
menggunakan data yang sama dari sumber yang lain.
Oleh sebab itu, integrasi didefinisikan sebagai adanya
saling keterkaitan antara sub-sistem sehingga data dari satu system secara
rutin dapat melintas menuju, atau diambil oleh satu atau lebih system yang
lain. Sebenarnya dengan system manual juga akan dapat dicapai suatu drajat
integrasi tertentu, misalnya dengan cara fisikal membawa data dari satu stasiun
kerja ke stasiun kerja lainnya, yang selanjutnya oleh para pegawai administrasi
akan digabungkan dengan data dari system lain. Sementara itu dengan system
berkomputer data akan dapat melintas secara optimis diseluruh system, yang
memungkinkan drajat integrasi yang lebih tinggi dan mempercepat kegiatan
integrasi data. Pada sebagian besar system informasi berkomputer, sebagian
besar integrasi data dilakukan secara otomatis oleh computer, dan hanya
sebagian kecil dilakukan oleh pegawai atau personil pengolahan data. Biasanya
tujuan pengembangan system adalah mengotomatisasikan perpindahan data dari
system informasi terutama dari system yang sangat canggih dan sangat maju.
Kesimpulan
System informasi daro suatu organisasi tidak akan pernah
dapat diotomatiskan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu system
informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana
keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personel system yang terlatih;
untuk itu diperlukan parisipasi manajemen yang memadai dan sumber keuangan yang
memadai.
Sebuah system informasi intelijen secara sistematis
mengumpulkan data tentang lingkungan internal baik dari sumber dalam maupun
eksternal. Sebagian besar informasi yang diperoleh biasanya diarahkan untuk
perencanaan strategis. Berlangganan bank data mungkin akan cukup menolong.
Profil manajemen menggambarkan kepada siapa informasi intelijen akan
disampaikan.
System informasi yang melayani tugas utama harus bersifat
silang fungsi dan harus terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan
efektivitasnya. Tugas utama seringakali dilayani oleh system penopang
keputusan, yang didalamnya berisis model, data base, dan manajer yang
berinteraksi langsung dengan model.
Integrasi system informasi adalah penggabungan system
informasi yang setengah independent. Sebagian besar organisasi akan memperoleh
kemanfaatan besar dari meningkatnya drajat integrasi system informasi yang
mereka miliki.
Antar-muka manajer/mesin adalah kaitan antara computer
dengan manajer yakni satu titik dimana mereka “saling berbicara satu sama
lain”. Secara tradisional system computer belum bersifat ramah, tetapi dengan
adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, agaknya vukup membantu
memecahkan masalah ini.
BAB IV
SISTEM INFORMASSI MANAJEMEN
(SIM)
Dalam pengertian yang seharusnya, wsistem informasi
manajemen (SIM) adalah sasaran yang dapat dicapai. Rencana jngka panjang yang
jelas, yang merupakan kunci untuk mencapai sasaran, hanya mungkin ada apabila
terdapat penghargaan atas berbagai dimensi konsep system informasi manajemen
seperti yang dibahas dalam bab ini.
4.1.
Apakah Manajemen System Informasi itu ?
Bab sebelumnya telah membahas latar belakang tesebut,
berikut ini adalah difinisi ringkas dan formal dari system informasi manajemen
(SIM) :
System Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem
yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara gunma
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
criteria mutu yang ditetapkan
Kata-kata dan frase yang di garis bawahi dalam difinisi
tersebut akan dibahas seperti berikut:
Sistem
informasi Manajemen adalah menyeluruh
Kata manajemen dalam SIM adalah serba melingkupi. Didalam
SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem yang utama dirancang
bagi manajer dalam berbagai tingkatan.
System
Informasi Manajemen adalah Terkoordinasi
Komponen sebuah Sistem Informasi Manajemen biasanya tidak
dikelola melalui satu titik pusat organisasi; ada berbagai departemen pengguna,
departemen pemroses data, dan mungkin pengolah data yang terpisah, bahkan yang
lain-lainnya mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari Sistem Informasi
Manajemen
System
Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi
System Informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem,
atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian dari
keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem
menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi.
Sisem
Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional
Sub-system (kumpulan dari system yang semi terpisah) adalah
terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang
lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara
system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang untuk
menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan untuk
melaksanakan integrasi tersebut.
System
Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi dengan berbagai
cara
Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk
tujuan tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus
ditransformasikan kedalam sebuah system informasi. Misalnya, data biaya untuk
organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya
variable, dan biaya standar untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen dan
jalur produk (produck line)
System
Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas
System Informasi Manajemen dengan berbagai cara dapat
meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan rugas rutin seperti
menyiapkan dokumen yang efesien, ia mampu memberikan layanan terbaik bagi
organisasi eksternal dan individu, dan juga ia mampu memberikan peringatan
dinitentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping juga mampu
meningkatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal,
serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk memecahkan masalah-masalah
yang tidak terduga.
System
Informasi Manajemen sesuai dengan sifat dan gaya manajer
Suatu SIM dikembangkan lewat pengenalan sfat dan gaya
manajerial dari personil yang akan menggunakannya, termasuk sumbangan yang
diberikan oleh para manajer. Pada tingkat senior dalam organisasi, secara
cermat SIM dijalin dengan cita rasa pribadi patra manajer; dan akan dijalin
kembali dengan cita rasa masing-masing manajer yang baru apabila yang lama
telah berhenti. Pada lapis organisasi terendah, SIM dijalin dengan cara biasa
dimana para tenaga administrative dan personil operasi akan menggunakan
informasi dan berinteraksi dengan system informasi.
System
Informasi Manajemen menggunakan criteria mutu yang telah ditetapkan
Sebuah SIm harus dirancang agar sesuai dengan toleransi
terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Toleransi ini
bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya, dari satu lapis ke lapis lainnya
di dalam organisasi. Tehadap kecepatan, untuk beberapa tugas tertentu data yang
diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan kemudian
ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diinginkan manajer baik
secara periodis maupun pada selang tak teratur; sedang untuk tugas lain mungkin
diperlukan selang yang teratur, tetapi karena panjangnya periode tunda
memungkinkan untuk dilaporkan setelah selesainya akhir satu periode. Untuk
tugas yang lain lagi, mungkin diperlukan secepat mungkin setelah berakhirnya
satu periode dan untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama
periode berlangsungnya transaksi.
4.2.
Kemampuan Sebuah Sistem Informasi Manajemen
Pemahaman yang tepat tentang apa yang dapat diselesaikan
oleh SIM suatu organisasi jelas sangat esensial. Pengetahuan tentang potensi
kemampuan system informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang
manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan
menyesuaikan dengan kemampuan computer.
SIM secara khusus mungkin memiliki beberapa kemampuan teknis
yang telah direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal
pernyataan yang sering diucapkan bahwa “computer hanyalah sebuah mesin
penjumlahan atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya ia tidak dapat
mengerjakan sesuatu; ia hanya dapat mengerjakan lebih cepat”. System informasi
berkomputer akan dapat memiliki sejumlah jauh diatas system non-komputer. Dan
kemampuan ini telah berevolusi proses manajemen yang telah menggunakan
kemampuan yang dihasilkan system tersebut. Kini perubahan penting dalam cara
organisasi disusun dan dikelola dapat dilacak dari adanya system informasi
computer. Pula, computer-komputer mikro dan mini memiliki kemampuan sama bagi
organisasi kecil. Bagaimana pun juga, semakin kecil organisasi dan semakin
kecil system computer dan semakin terbatas juga kemampuan yang
ditampilkannya.Beberapa kemampuan teknis computer adalah sebagai berikut :
Ø
pemerosesan transaksi Batch
Ø
Pemerosesan trnsaksi tunggal
Ø
Pemerosesan on-line, real time
Ø
Komunikasi data dan switching pesan
Ø
Pemasukan data jarak jauh
Ø
Pencarian record dan analisis
Ø
Pencarian file
Ø Alogaritma
dan model keputusan
Ø
Otomatisasi perkantoran
4.3.
Kemampuan Pelaporan
Semua system informasi memiliki kemampuan pelaporan. Dan ada
beberapa jenis pelaporan, dan laporan ini harus memiliki sifat tertentu; yakni,
laporan harus dirancang agar sesuai dengan bentuk tertentu, seperti yang akan
dibahas verikut ini.
Prinsip
Pelaporan
Sebagian manajer biasa dengan pasif menerima saran dari
analis system dalam kaitannya dengan sifat pelaporan yang diterimanya, dan yang
lain terus menerima laporan yang biasa disampaikan pada posisinya. Bagaimanapun
juga, manajer mengambil peran aktif dalam menetukan jenis dan isi lap[oran yang
diterimanya. Beberapa prinsip yang harus diikuti apabila memilih laporan,
antara lain :
Ø
Laporan harus menonjolkan informasi penting
Ø
Laporan harus seringkas mungkin
Ø Harus
disediakan dukungan atau back up rinci
Ø
Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
Ø
Setiap laporan harus berformat keputusan
Ø Terstruktur
untuk melaporkan suatu kinerja
Peringkasan
informasi
Pada tingkat operasi dan penyeliaan, laporan manajerial
biasanya harus berisi rincian yang mendalam, seperti daftar produk yang
dihasilkan atau daftar neraca konsumen. Tetapi di atas tingkat penyelia maka
sebagian besar laporan berisi ringkasan informasi.
Ada beberapa jenis peringkasan. Yang paling sering digunakan
dalam kegiatan bisnis adalah agresi-yakni penggabungan sederhana informasi yang
berkategori sama baik dari departemen yang sama taupun berbeda.
Bentuk
penyajian laporan
Bentuk laporan non-verbal yang paling umu adalah bentuk
naratif tertulis, bentuk table, laporan keuangan, gambar dan grafik.
Secara manual masing-masing dapat disajikan dalam bentuk
hard-copy ataupun juga dapat ditampilkan di layer monitor. Deskripsi naratif
biasa digunakan apabila informasi bersifat subjektif dan kualitatif, paling
tidak sampai batas tertentu. Makalah semesteran, tesis dan pidato kenegaraan
presiden adalah contoh laporan naratif. Para manajer dari divisi yang
didisentralisasi biasanya mengirim laporan tertulis bulanan ke kantor pusat
perusahaan yang isinya mengemukakan masalah yang dihadapi oleh divisinya,
kesempatan-kesempatan yang ada, kemajuan, serta sasaran. Biasanya deskripsi
dilampiri laporan keuangan.
Jenis
laporan
Laporan
periodic
Apa yang paling diharapkan dari system informasi yang
memberikan laporan rutin atas periode waktu tertentu. Biasanya laporan demikian
dilaporkan mingguan, bulanan dan lain sebagainya. Laporan periodic ini meliputi
aspek luas, sejak dari laporan akuntansi keuangan baku, kemudian laporan untuk
kepentingan humas yang berisi status bahan kimia, atau tentang proses lain yang
dipantau oleh para insinyur dan teknisi
Laporan
indicator kunci
Laporan indicator kunci merupakan variasi laporan periodic.
Laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistic kritis kegiatan operasi
harian dari ahri sebelum manajer. Misalnya pada jam 08.00 pagi manajer
penjualan dari masing-masing distrik yang besar dan secara geografis terpisah menerima
laporan kegiatan hari sebelumnya, dan kemudian manajer nasional akan menerima
laporan seluruh penjualan nasional sebelum tengan hari. Juga penyelia
departemen produksiakan menerima laporan produksi total dan jumlah produk gagal
hari sebelumnya pada saat mereka memulai kegiatan pagi.
Laporan
siap panggil
Laporan siap panggil adalah jenis laporan yang ditetapkan
oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode, mungkin masalah
operasi yang tidak diharapkan atau karena adanya ancaman, atau munculnya
kesempatan pada lingkungan.
Laporan
khusus
Laporan khusus juga seringkali disebut laporan ad-hoc,
adalah jenis laporan lain dari jenis laporan tak-terjadwal yang dapat diminta
oleh manajer. Laporan khusus dapat diminta karena organisasi menghadapi masalah
tak terduga atau memerlukan informasi yang terantisipasi sebelumnya.
Laporan
pengecualian
Laporan diberbagai organisasi biasanya menggunakan prinsip
laporan pengecualian, yaitu hanya informasi yang diperlukan manajer
bersangkutan sajalah yang dilaporakan.
4.4.
Laporan Sumber Informasi (INFORMASI RESOURCE MANAJEMEN, IRM)
IRM adalah konsep, gagasan, dan juga perspektif ketimbang
sebuah kesatuan. Dalam bentuknya yang paling dasar, IRM adalah upaya untuk
memusatkan perhatian pada informasi yang dihasilkan oleh system ketimbang oleh
sistemnya sendiri atau juga pada komponen hardwere dan softwere dari system.
Dengan IRM, maka informasi, ketersediaan, dan kegunaanya merupakan hal yang
utama; system computer dipandang penting artinya apabila diperlukan untuk
menghasilkan dan mengelola informasi. Penekanan IRM adalah pada aspek
manajerial dan bukan teknis.
Dalam arti nyata, IRM reaksi manajer terhadap dominasiteknis
system informasi-yang selama ini secara tradisional merupakan kelompok pengolah
data yang berperan penuh didalam organisasi, dan seluruh personil informasi
melapor kepada manajer pengolah data. Bagaiamanapun juga, kelompok pengolah
data cendrung disesaki dengan aspek-aspek teknis jangka pendek dan pengolahan
transaksi dari kegiatan mereka dan secara histories memusatkan perhatiannya
pada pengembangan masing-masing program yang dirancang untuk tujuan khusus dan
terbatas. Hal demikian akan menghasilkan file yang sangat khusus beserta
program-program yang digunakan didalam file tersebut.
Seluruh sumber informasi di dalam sebuah oeganisasi di dalam
lingkup IRM. Di dalamnya termasuk :
–
Pengolahan bisnis
–
Pengembangan system dan penerapan di dalam konteks SIM
–
Manajemen data
–
Jaringan (networking)
–
Otomatisasi perkantoran
–
Komputasi penggunaan akhir
–
Pusat infortmasi
Tugas
IRM adalah untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan diatas untuk
seluruh organisasi.
Karena konsep mengenai IRM relative baru, maka sejauh ini
organisasi menerapkan dengan berbagai cara. Di dalam organisasi yang berbeda
satu atau lebih orang dapat diberikan tanggung jawab khusus untuk IRM, yaitu :
–
pengolahan basis data
–
Direktur pusat informasi
–
Direktur layanan pengguna
Tambahan
pula, ada organisasi yang meyakini bahwa tidak seorang pun dari personil diatas
yang memiliki kemampuan untuk mengkoodinasi seluruh kegiatan IRM. Untuk
mencapai perkembangan menyeluruh ini, beberapa organisasi menunjuk apa yang
kemudian dikenal dengan “tsar informasi”, yang jabatan resminya adalah “wakil
presiden bidang informasi” dan orang-orang yang tersebut diatas, termasuk
direktur komputasi, harus melapor kepadanya.
Konsekuensi terhadap gerakan IRM adalah bahwa organisasi
mulai terlihat totalitas dari system organisasinya ketika mulai merancang dan
menerapkan sub-sistem. Organisasi yang melakukan ini mungkin menerapkan system
informasi yang melintasi segala arus informasi; pendeknya, system informasi
mereka diluruhkan ke dalam sebuah SIM.
4.5.
Keperluan Akan Sebuah SIM
Perencanaan, penerapan dan pengoprasian sebuah SIM adalah
mahal dan sulit. Upaya dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada
beberapa faktor yang membuatnya semakin diperlukan disbanding pada bua atau
tiga decade lalu.
Satu faktor adalah bahwa manajer harus berhadapan dengan
lingkungan bisnis yang lebih rumit disbanding masa sebelumnya. Salah satu
alasan dari kerumitan ini ialah semakun meningkatnya dengan munculnya
pengaturan dari pemerintah, yang mensyaratkan agar organisasi melakukan
beberapa ke4giatan yang sebelumnya dianggap tdak perlu. Biasanya dalam bentuk
penyerahan laporan yang bentuk dan isinya ditentukan oleh undang-undang.
Lingkungan bisnis tidak hanya rumit tetapi juga dinamis.
Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat, dan terutama
memperpendek waktu antara munculmya masalah manajemen dengan munculnya
pemecahan yang memadai. Sebagian ini benar karena para pesaing telah belajar
untuk lebih cepatmenyesuaikan diri dengan lingkungan. Oleh sebab itu sebuah SIM
yang mampu memberikan informasi yang canggih dan cepat yang merupakan
keniscayaan dari informasi yang diperlukan. Sungguh, kecendrungan utama dalam
system informasi adalah kea rah pengembangan kemampuan yang dimaksudkan untuk
menampung penyesuaian terhadap perubahan organisasi yang cepat.
0 Response to "Makalah Prinsip-prinsip Sistem Informasi Manajemen (Sim)"
Posting Komentar