Makalah Manajemen Pelatihan
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah
Pelatihan merupakan bagian dari pembelajaran sepanjang hayat
(continuing Education). Tujuan dan keberadaan pelatihan berbeda dari suatu
lembaga dengan lembaga lain. Akan tetapi pada akhirnya tujuan dari lembaga yang
berhubungan dengan Pelatihan sangat berkaitan dengan bagaimana efektivitas
dalam mencapai tujuan. Bila setiap orang mempunyai urutan yang sama untuk
mencapai tujuan, pada akhirnya ketercapaian tujuan ini sangat tergantung pada
keberadaan manajer yang secara khusus memiliki tugas khusus dalam melakukan
perencanaan, pengorganisasian dan mengevaluasi setiap kegiatan lembaga dalam
upaya untuk mencapai tujuan.
Manajemen ialah seni dan ilmu dalam upaya untuk mencapai
tujuan orang-orang.Dalam beberapa segi manajemen berbeda dengan administrasi
karena yang terakhir ini lebih menekankan pada keterselenggaraan tugas
dibandingkan dengan melakukan kerjasama dengan orang-orang.
Lingkungan pendidikan yang sangat kompetitif akan memiliki
dampak seperti tuntutan untuk selalu membangun keunggulan kompetitif, pemutakhirkan
peta perjalanan (roadmap) organisasi secara berkelanjutan, penentuan
langkah-langkah strategik ke depan, pengerahkan, pemusatkan kapabilitas dan
komitmen seluruh staf dalam mewujudkan masa depan organisasi. Dan kecenderungan
umum, pendidikan saat ini hanya mengandalkan anggaran tahunan sebagai alat
perencana masa depan organisasi, sehingga menjadi tidak koheren antara Visi dan
Misi, Tujuan organisasi, Rencana Jangka Pendek dan Jangka Panjang,
ImplementasiManajemen diperlukan di dalam sebuah organisasi menyusun
perencanaan strategik, sementara manajemen menengah sampai karyawan hanya
melakukan implementasi rencana jangka panjang dan pendek. Sistem ini hanya pas
untuk lingkungan yang stabil yang di dalamnya prediksi masih dapat diandalkan
untuk memperkirakan masa depan organisasi. Dalam pengembangan aktivitas,
perguruan tinggi harus melibatkan seluruh unit kerja dan personel didalamnya
dalam perencanaan strategiknya untuk mengubah mode operasi organisasi dari plan
and control menjadi sense and respon. Dengan mekanisme baru ini, diharapkan
akan dapat terlihat dan terukur seluruh kinerja organisasi dalam berbagai
level.
B.
Rumusan Masalah
Adapun
yang menjadi rumusan masalah pada makalah ini adalah:
1.
Apakah yang dimaksud dengan manajemen pelatihan?
2.
Bagaimana penyusunan rencana pelatihan?
C.
Tujuan Makalah
Adapun
yang menjadi tujuan pada makalah ini adalah:
1.
Untuk mengetahui pengertian manajemen pelatihan
2.
Untuk mengetahui penyusunan rencana pelatihan
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Manajemen Pelatihan
Poerwadarminta (1984) memberikan arti kepada “pelatihan”
sebagai pelajaran untuk membiasakan atau memperoleh sesuatu kecakapan.Flippo
(1961) menegaskan bahwa pelatihan pada dasarnya merupakan suatu usaha
pengetahuan dan kecakapan agar karyawan dapat mengerjakan suatu pekerjaan
tertentu.
Berdasarkan uraian di atas, pelatihan dapat didefinisikan
sebagai suatu kegiatan pendidikan yang dilakukan dengan sengaja, terorganisir
dan sistematik di luar sistem persekolahan untuk memberikan dan meningkatkan
suatu pengetahuan dan keterampilan tertentu kepada kelompok tenaga kerja
tertentu dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang mengutamakan
praktek daripada teori, agar mereka memperoleh pengetahuan, sikap dan
keterampilan dalam memahami dan melaksanakan suatu pekerjaan tertentu dengan
cara yang efisien dan efektif.
Pelatihan dilaksanakan guna mengajarkan sejumlah
pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan anggota / kader penggerak
suatu organisasi atau untuk peningkatan kemampuan dalam menjalankan aktivitas
tertentu. Telah banyak metode pelatihan yang telah dikenal, antara lain program
pelatihan di tempat kerja (On the job training), pelatihan di kelas, dan
pelatihan vestibule (balai), sejenis pelatihan dengan simulasi menggunakan
peralatan dalam laboratory setting. Saat ini telah dikembangkan pula pelatihan
di alam terbuka (outdoor) misalnya outbond management training, yaitu metode
pelatihan di alam terbuka dengan penekanan pada pengembangan kemampuan di
bidang manajemen organisasi dan pengembangan diri (personal development) yang
disimulasikan melalui permainan-permainan yang secara langsung bisa dirasakan
oleh peserta dengan tujuan untuk meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri
(personal development), berpikir kreatif (inovasi), rasa kebersamaan, saling
percaya (trust) dll.
Menurut Stoner (1996) Manajemen adalah suatu proses
perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari
anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan
pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu.Akan tetapi, seringkali
pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga
banyak dikesampingkan.Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan
komitmen" berbagai pihak.Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih
menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek
pengembangan sumberdaya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu,
tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif
kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi
kelompok sasaran.
Sekaitan dengan judul tulisan ini, terdapat dua kata yang
dikombinasikan, yakni “manajemen” dan “pelatihan”. Kata manajemen berasal dari
bahasa Inggris management, yang dalam bahasa Indonesia disebut “pengelolaan”,
sedangkan kata pelatihan merupakan asli bahasa Indonesia, yang dalam bahasa
Inggris disebut “training”. Dengan kata lain, judul tulisan ini dapat juga
disebutkan sebagai “manajemen training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni
proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa
kegiatan memahirkan.
Setiap pengelola pelatihan tidak dapat menggantungkan keberhasilan
pelatihan dari satu atau dua aspek saja, tetapi harus melihat secara
komprehensif semua faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan pelatihan
tersebut. Salah satu aspek yang sangat penting tersebut adalah aspek manajemen,
yaitu bagaimana sebuah pelatihan dikelola dan diarahkan pada pencapaian tujuan.
Manajemen
pelatihan, dalam konteks yang lebih luas manajemen pelatihan memiliki dimensi
tentang bagaimana pengelolaan pelatihan, supaya pelatihan bisa berjalan dengan
baik dan berhasil secara efektif dan efisien.Manajemen pelatihan secara konsep
bisa diartikan “Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan
Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek
pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan efisien”. Dalam
konteks yang lain manajemen pelatihan atau pengelolaan pelatihan identik dengan
manajemen proyek atau pada istilah lain sama dengan mengelola proyek.
B.
Penyusunan Rencana Pelatihan
Sebagai langkah awal, mengelola program pelatihan adalah
penjajagan dan analisis kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan yang
bersifat kelembagaan, kesatuan unit dalam lembaga atau kebutuhan pelatihan yang
bersifat individual. Kebutuhan pelatihan ini dapat dikategorikan dalam dua
jenis, yaitu kebutuhan yang ada saat ini maupun kebutuhan pelatihan di masa
yang akan datang, sebagai akibat adanya berbagai perubahan. Di sisi lain,
langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki
sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.
Mengingat adanya berbagai keterbatasan, baik keterbatasan
dana maupun keterbatasan lain, perlu pula ditempuh berbagai langkah untuk
menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau
siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan
melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian
tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis
terhadap pengetahuan, ketrampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar"
yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada. Berdasarkan hasil analisis ini,
langkah berikutnya menetapkan "siapa" atau "calon peserta"
yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.
Dari rangkaian kegiatan tersebut, secara garis besar sudah
dapat teridentifikasi "isi" atau "materi" pelatihan yang
diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan dalam "uraian
tugas" dan "tujuan lembaga". Kemudian langkah terperinci dan
spesifik dapat disusun dalam tahapan-tahapan perencanaan pelatihan.
Dalam mendasain dan merencanakan program pelatihan,
hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak
terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna
"menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan.
Keterlibatan dan komitmen semua pihak, terutama pihak manajemen, akan menjadi
kunci keberhasilan program pelatihan. Pepatah mengatakan bahwa
"perencanaan yang baik berarti setengah pekerjaan telah
terselesaikan".Pada umumnya, perencanaan pelatihan lebih banyak
membutuhkan waktu daripada pelaksanaannya.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2)
tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan
tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7)
susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) narasumber. Dalam
pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara
pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan
prasarana pendukung lainnya.
Terakhir adalah evaluasi pelatihan dan tindak lanjut.Banyak
pelatihan yang dilakukan hanya menyelenggarakannya saja, setelah itu tidak ada
tindak lanjutnya. Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk
mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan
pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985).
Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu program
(judgement).Objek evaluasi adalah program yang hasilnya memiliki banyak
dimensi, antara lain, kemampuan, kreativitas, sikap, minat, dan
keterampilan.Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui
manfaat dan dampaknya.
Penyusunan rencana pelatihan secara hierarkis dapat
diuraikan sebagai berikut:
1)
Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Langkah pertama dan utama dalam mengelola pelatihan adalah
menjajagi dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta sejauh mana kebutuhan
tersebut perlu dipenuhi. Langkah ini merupakan langkah yang bersifat mutlak dan
esensial. Mengingat pentingnya langkah ini, maka dalam melakukannya perlu
perhatian dan persiapan yang matang.
Pendekatan
identifikasi kebutuhan pelatihan secara sistematis ini mempunyai relevansi yang
jelas antara kebutuhan pelatihan dengan kebutuhan atau persyaratan tugas.
Tujuan pendekatan pengelolaan program pelatihan ini adalah :
a. Spesifikasi tujuan pelatihan sesuai
dengan spesifikasi dan persyaratan tugas yang ada.
b. Adanya peningkatan yang dapat diukur di
dalam pencapaian tujuan organisasi atau lembaga.
2)
Menguji dan Menganalisis Jabatan dan Tugas
Menguji dan menganalisis jabatan adalah suatu proses
mendapatkan informasi (data) tentang suatu jabatan untuk penyusunan standar-standar
tertentu. Secara umum, untuk melakukan analisis jabatan dan analisis tugas
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Menganalisis
Uraian Tugas (Job Description);
Mengananalisis
spesifikasi tugas ;
Menganalisis
kualifikasi
Adapun,
faktor-faktor yang perlu dipersiapkan antara lain adalah:
a. Pengetahuan,
keterampilan dan sikap
b. Metoda
(proses, mesin/alat, bahan)
c. Organisasi
/ prosedur
3)
Klasifikasi dan menentukan peserta pelatihan
Berdasarkan pada tahap tersebut di atas dapat diketahui
adanya berbagai klasifikasi peserta sesuai dengan "jabatan dan tugas"
yang diemban oleh masing-masing peserta. Banyak hal yang harus dipertimbangkan
dalam penentuan peserta. Namun, yang pasti bahwa "makin heterogen/beragam"
makin tajam pula sudut pandang yang timbul karena adanya berbagai
"posisi" dalam melihat dan mempertimbangkan sesuatu. Disamping itu,
penentuan peserta, khususnya dalam hal jumlah, perlu pula mempertimbangkan
ketersediaan sumberdaya yang mendukung pelatihan.
4)
Merumuskan Tujuan Pelatihan
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun
dan merumuskan tujuan pelatihan, yaitu:
a. Jenis Tujuan Pelatihan, yaitu hendaknya
jenis tujuan pelatihan harus mencakup Pengetahuan (P), Sikap (S) dan Ketrampilan
(K) dan hasil yang diharapkan merupakan perubahan tingkah laku yang dapat
diobservasi/diamati.
b. Kedalaman Tujuan Pelatihan, Semakin
dalam tujuan pelatihan semakin rumit untuk mencapainya, sehingga akan
mempengaruhi materi maupun metoda pelatihan yang harus diberikan.
c. Sumber Daya yang tersedia, dalam
merumuskan tujuan pelatihan hendaknya juga mempertimbangkan sumberdaya yang
tersedia.
d. Waktu, faktor waktu sangat menentukan
dalam merumuskan tujuan pelatihan
5) Rancangan
Program Pelatihan (Rancangan Kurikulum & Silabus)
Langkah-langkah penting di dalam menyusun Rancangan
Kurikulum & Silabus adalah sebagai berikut di bawah ini.
a. Menentukan & Memprioritaskan
Isi/Muatan Materi Pelatihan
b. Membangun Hubungan Logis dan Urutannya
c. Menentukan Metoda & Media Pelatihan
d. Menentukan Kebutuhan Waktu
6) Rencana
Program Pelatihan
Secara rinci perencanaan penyelenggaraan pelatihan harus
menentukan hal-hal sebagai berikut :
a. kebutuhan biaya dan menetapkan sumber
dana,
b. bahan pelatihan,
c. tempat penyelenggaraan,
d. konsumsi,
e. akomodasi,
f. transportasi,
g. dokumentasi,
h. sekretariat,
7) Menyusun
dan Mengembangkan Kerangka Acuan (TOR)
Langkah
penting selanjutnya adalah menyusun dan mengembangkan suatu kerangka Acuan
Pelatihan atau Terms of Reference (TOR). Pada umumnya garis besar isi Kerangka
Acuan Pelatihan (TOR) ini meliputi pokok pokok sebagai berikut:
a. Latar
Belakang/Pendahuluan (Mengapa);
b. Tujuan
Pelatihan (Untuk Apa);
c. Pokok
Bahasan/Materi Pelatihan (Apa);
d. Pendekatan
dan Metodologi Pelatihan (Bagaimana);
e. Peserta
Pelatihan dan Fasilitator (Siapa);
f. Waktu
dan Tempat Pelatihan (Kapan dan Dimana);
g. Sumber
dana dan Pembiayaan (Berapa);
8) Pelaksanaan
Program Pelatihan
Secara garis besar, dalam penyelenggaraan pelatihan ada dua
hal penting yang perlu dilakukan oleh "Panitia Penyelenggara", yaitu
Tahap Persiapan dan Tahap Pelaksanaan Pelatihan.
a. Tahap
Persiapan
Persiapan
operasional ini antara lain meliputi:
1.
Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia
2.
Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan.
3.
Mempersiapkan Konsumsi;
b. Tahap
Pelaksanaan Pelatihan
Secara
umum, alur pokok yang ditempuh dalam pelaksanaan pelatihan adalah sebagai
berikut di bawah ini:
1.
Pembahasan Materi Pelatihan;
2.
Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan
9) Evaluasi
Program Pelatihan
Atas
dasar ini, maka kegiatan evaluasi pelatihan dapat berupa :
·
Evaluasi Proses Pelatihan
Evaluasi
proses adalah evaluasi yang dilakukan terhadap langkah-langkah kegiatan selama
proses pelatihan berlangsung. Evaluasi proses dilakukan dengan mengungkapkan
pendapat seluruh peserta tentang Fasilitator, Peserta, Materi/Isi, dan proses
pelatihan. Pada umumnya evaluasi proses pelatihan dapat dilakukan
dengan beberapa model atau cara, yaitu : Evaluasi harian, Evaluasi mingguan dan
Evaluasi akhir
·
Evaluasi Hasil Pelatihan
Evaluasi
hasil pelatihan berguna untuk mengetahui dan mengukur akibat-akibat yang
ditimbulkan oleh suatu tindakan pelatihan.
10) Tindak
Lanjut Pelatihan
Rencana Tindak Lanjut pelatihan adalah setiap upaya atau
kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan setelah kegiatan pelatihan
selesai. Rencana Tindak Lanjut hendaknya dibuat secara spesifik dan realistis sesuai
dengan tanggung jawabnya.
Dalam menyusun Rencana Tindak Lanjut, pada umumnya akan
mencakup hal-hal sebagai berikut:
a. "Apa", yaitu menyangkut jenis
kegiatan yang dapat dilakukan di dalam kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.
b. "Bagaimana", yaitu cara atau
langkah-langkah yang harus ditempuh sehingga apa dapat terlaksana dengan baik
dan benar.
c. "Siapa", yaitu menyebutkan
pihak terkait (stakeholder) siapa saja yang harus dan perlu dilibatkan dalam
melakukan kegiatan tindak lanjut. masyarakat, staf yang lain atau pimpinan
lembaga.
d. "Kapan", yaitu menjelaskan
dan menguraikan tentang batasan waktu kapan akan dimulai dan kapan akan
berakhir.
e. "Dimana", yaitu menyebutkan
dimana kegiatan tersebut akan dilakukan. Apakah akan dilakukan di lapangan
dengan guru dan perangkat sekolah lainnya ataukah akan dilakukan di tempat
kerjanya atau di unit kerjanya sendiri, di unit yang lain atau akan diterapkan
di luar lembaga lain yang terlibat di dalamnya.
BAB III
KESIMPULAN
Manajemen pelatihan adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan
aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan
efisien. Manajemen atau pengelolaan pelatihan merupakan proses penggunaan
sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan
memahirkan. Sebagai suatu proses, manajemen pelatihan bergamitan dengan trisula
aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan (c) evaluasi. Ketiga
komponen tersebut dapat dijabarkan ke dalam sepuluh langkah kegiatan dalam
menyusun rencana pelatihan yaitu:
Langkah
1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Langkah
2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas
Langkah
3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan
Langkah
4: Rumuskan Tujuan Pelatihan
Langkah
5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan
Langkah
6: Perencanaan Program Pelatihan Langkah
Langkag
7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR) Langkah
Langkah
8: Pelaksanaan Program Pelatihan Langkah
Langkah
9: Evaluasi Program Pelatihan Langkah
Langkah
10: Tindak Lanjut Pelatihan
Mengelola
Pelatihan (Managing Training) tidak ada bedanya dengan Mengelola Proyek yang
sudah kita kenal selama ini.Pada umumnya Daur Manajemen Pelatihan mengacu ke
analisis, mendesain, mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi.
Keberhasilan
pelatihan ditentukan oleh berbagai komponen, antara lain, pelatih, peserta
latihan, bahan, media, strategi, dan kondisi pelatihan.Pelatih termasuk penentu
utama keberhasilan.
DAFTAR PUSTAKA
Bloom, Benjamin et. al., 1971. Handbook on Formative
and Summative Evaluation of Student Learning, New York: McGraw-Hill.
Knowles, Malcom S. 1980. The Modern Practice in Adult
Education, From pedagogy to andragogy, Newyork: Cambridge The Adult Education
Company
Leslie Rae. 1990. Mengukur Efektifitas Pelatihan. Jakarta:
PT Pustaka Bina Mandiri Pressindo
Stoner, James A.F. Freeman, R. Edward, Gilbert J.R, Daniel
R. (1996).Manajemen. Jakarta: P.T. Prenhallindo.
Subagio, Admodiniryo. 1993. Manajemen Training. Jakarta:
Balai Pustaka
Sudrajat, Yayat. Manajemen Pelatihan.
http://file.upi.edu/Direktori/FPBS/JUR._PEND._ BAHASA_DAERAH/
196302101987031-YAYAT_SUDARYAT/MKL_BInd/ MANAJEMEN_PELATIHAN.pdf
Suryosubroto.2005. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan.
Yogyakarta: FIP UNY
Syarif, Rusli. 1987. Teknik Manajemen Latihan dan Pembinaan.
Bandung: Angkasa.
0 Response to "Makalah Manajemen Pelatihan"
Posting Komentar