Makalah Manajemen Pelatihan

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar  Belakang Masalah

Pelatihan merupakan bagian dari pembelajaran sepanjang hayat (continuing Education). Tujuan dan keberadaan pelatihan berbeda dari suatu lembaga dengan lembaga lain. Akan tetapi pada akhirnya tujuan dari lembaga yang berhubungan dengan Pelatihan sangat berkaitan dengan bagaimana efektivitas dalam mencapai tujuan. Bila setiap orang mempunyai urutan yang sama untuk mencapai tujuan, pada akhirnya ketercapaian tujuan ini sangat tergantung pada keberadaan manajer yang secara khusus memiliki tugas khusus dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian dan mengevaluasi setiap kegiatan lembaga dalam upaya untuk mencapai tujuan.

Manajemen ialah seni dan ilmu dalam upaya untuk mencapai tujuan orang-orang.Dalam beberapa segi manajemen berbeda dengan administrasi karena yang terakhir ini lebih menekankan pada keterselenggaraan tugas dibandingkan dengan melakukan kerjasama dengan orang-orang.

Lingkungan pendidikan yang sangat kompetitif akan memiliki dampak seperti tuntutan untuk selalu membangun keunggulan kompetitif, pemutakhirkan peta perjalanan (roadmap) organisasi secara berkelanjutan, penentuan langkah-langkah strategik ke depan, pengerahkan, pemusatkan kapabilitas dan komitmen seluruh staf dalam mewujudkan masa depan organisasi. Dan kecenderungan umum, pendidikan saat ini hanya mengandalkan anggaran tahunan sebagai alat perencana masa depan organisasi, sehingga menjadi tidak koheren antara Visi dan Misi, Tujuan organisasi, Rencana Jangka Pendek dan Jangka Panjang, ImplementasiManajemen diperlukan di dalam sebuah organisasi  menyusun perencanaan strategik, sementara manajemen menengah sampai karyawan hanya melakukan implementasi rencana jangka panjang dan pendek. Sistem ini hanya pas untuk lingkungan yang stabil yang di dalamnya prediksi masih dapat diandalkan untuk memperkirakan masa depan organisasi. Dalam pengembangan aktivitas, perguruan tinggi harus melibatkan seluruh unit kerja dan personel didalamnya dalam perencanaan strategiknya untuk mengubah mode operasi organisasi dari plan and control menjadi sense and respon. Dengan mekanisme baru ini, diharapkan akan dapat terlihat dan terukur seluruh kinerja organisasi dalam berbagai level.

B.  Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah pada makalah ini adalah:

1.      Apakah yang dimaksud dengan manajemen pelatihan?

2.      Bagaimana penyusunan rencana pelatihan?

C. Tujuan Makalah

Adapun yang menjadi tujuan pada makalah ini adalah:

1.      Untuk mengetahui pengertian manajemen pelatihan

2.      Untuk mengetahui penyusunan rencana pelatihan

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Manajemen Pelatihan

Poerwadarminta (1984) memberikan arti kepada “pelatihan” sebagai pelajaran untuk membiasakan atau memperoleh sesuatu kecakapan.Flippo (1961) menegaskan bahwa pelatihan pada dasarnya merupakan suatu usaha pengetahuan dan kecakapan agar karyawan dapat mengerjakan suatu pekerjaan tertentu.

Berdasarkan uraian di atas, pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan pendidikan yang dilakukan dengan sengaja, terorganisir dan sistematik di luar sistem persekolahan untuk memberikan dan meningkatkan suatu pengetahuan dan keterampilan tertentu kepada kelompok tenaga kerja tertentu dalam waktu yang relatif singkat dengan metode yang mengutamakan praktek daripada teori, agar mereka memperoleh pengetahuan, sikap dan keterampilan dalam memahami dan melaksanakan suatu pekerjaan tertentu dengan cara yang efisien dan efektif.

Pelatihan dilaksanakan guna mengajarkan sejumlah pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan anggota / kader penggerak suatu organisasi atau untuk peningkatan kemampuan dalam menjalankan aktivitas tertentu. Telah banyak metode pelatihan yang telah dikenal, antara lain program pelatihan di tempat kerja (On the job training), pelatihan di kelas, dan pelatihan vestibule (balai), sejenis pelatihan dengan simulasi menggunakan peralatan dalam laboratory setting. Saat ini telah dikembangkan pula pelatihan di alam terbuka (outdoor) misalnya outbond management training, yaitu metode pelatihan di alam terbuka dengan penekanan pada pengembangan kemampuan di bidang manajemen organisasi dan pengembangan diri (personal development) yang disimulasikan melalui permainan-permainan yang secara langsung bisa dirasakan oleh peserta dengan tujuan untuk meningkatkan motivasi dan kepercayaan diri (personal development), berpikir kreatif (inovasi), rasa kebersamaan, saling percaya (trust) dll.

Menurut Stoner (1996) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengelolaan program pelatihan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan sebuah proyek atau program tertentu.Akan tetapi, seringkali pengelolaan program pelatihan dianggap sebagai suatu yang sederhana hingga banyak dikesampingkan.Hal ini ditengarai dengan "tingkat keseriusan dan komitmen" berbagai pihak.Banyak pihak lebih memperhatikan dan lebih menguntungkan "mengelola proyek fisik" daripada "proyek pengembangan sumberdaya manusia melalui program pelatihan". Di samping itu, tercermin pula dalam "penyediaan atau alokasi dana" yang relatif kecil untuk komponen pelatihan, baik pelatihan bagi staf maupun pelatihan bagi kelompok sasaran.

Sekaitan dengan judul tulisan ini, terdapat dua kata yang dikombinasikan, yakni “manajemen” dan “pelatihan”. Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris management, yang dalam bahasa Indonesia disebut “pengelolaan”, sedangkan kata pelatihan merupakan asli bahasa Indonesia, yang dalam bahasa Inggris disebut “training”. Dengan kata lain, judul tulisan ini dapat juga disebutkan sebagai “manajemen training” atau “pengelolaan pelatihan”, yakni proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan.

Setiap pengelola pelatihan tidak dapat menggantungkan keberhasilan pelatihan dari satu atau dua aspek saja, tetapi harus melihat secara komprehensif  semua faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan pelatihan tersebut. Salah satu aspek yang sangat penting tersebut adalah aspek manajemen, yaitu bagaimana sebuah pelatihan dikelola dan diarahkan pada pencapaian tujuan.

Manajemen pelatihan, dalam konteks yang lebih luas manajemen pelatihan memiliki dimensi tentang bagaimana pengelolaan pelatihan, supaya pelatihan bisa berjalan dengan baik dan berhasil secara efektif dan efisien.Manajemen pelatihan secara konsep bisa diartikan “Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan efisien”. Dalam konteks yang lain manajemen pelatihan atau pengelolaan pelatihan identik dengan manajemen proyek atau pada istilah lain sama dengan mengelola proyek.

B.     Penyusunan Rencana Pelatihan

Sebagai langkah awal, mengelola program pelatihan adalah penjajagan dan analisis kebutuhan pelatihan, baik kebutuhan pelatihan yang bersifat kelembagaan, kesatuan unit dalam lembaga atau kebutuhan pelatihan yang bersifat individual. Kebutuhan pelatihan ini dapat dikategorikan dalam dua jenis, yaitu kebutuhan yang ada saat ini maupun kebutuhan pelatihan di masa yang akan datang, sebagai akibat adanya berbagai perubahan. Di sisi lain, langkah ini disertai pula dengan identifikasi sumber daya yang dimiliki sehingga memungkinkan permasalahan tersebut dapat dipecahkan.

Mengingat adanya berbagai keterbatasan, baik keterbatasan dana maupun keterbatasan lain, perlu pula ditempuh berbagai langkah untuk menetapkan skala prioritas, dengan menguji "bagian atau unit manakah atau siapa saja dan posisi apa saja" yang perlu diprioritaskan dengan jalan melakukan analisis jabatan atau analisis posisi melalui analisis tugas, uraian tugas, dan analisis spesifikasi tugas, kemudian dilanjutkan dengan analisis terhadap pengetahuan, ketrampilan yang dibutuhkan untuk memenuhi "standar" yang diharapkan dalam uraian tugas yang ada. Berdasarkan hasil analisis ini, langkah berikutnya menetapkan "siapa" atau "calon peserta" yang potensial untuk mengikuti program pelatihan.

Dari rangkaian kegiatan tersebut, secara garis besar sudah dapat teridentifikasi "isi" atau "materi" pelatihan yang diharapkan untuk dapat memenuhi persyaratan berdasarkan dalam "uraian tugas" dan "tujuan lembaga". Kemudian langkah terperinci dan spesifik dapat disusun dalam tahapan-tahapan perencanaan pelatihan.

Dalam mendasain dan merencanakan program pelatihan, hendaknya dilakukan secara partisipatif dengan melibatkan berbagai pihak terkait, terutama pihak manajemen untuk memperoleh komitmen lebih jauh guna "menciptakan situasi yang mendukung dalam implementasi dan pasca pelatihan. Keterlibatan dan komitmen semua pihak, terutama pihak manajemen, akan menjadi kunci keberhasilan program pelatihan. Pepatah mengatakan bahwa "perencanaan yang baik berarti setengah pekerjaan telah terselesaikan".Pada umumnya, perencanaan pelatihan lebih banyak membutuhkan waktu daripada pelaksanaannya.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam merencanakan program pelatihan, antara lain: (1) latar belakang kegiatan, (2) tujuan pelatihan; (3) peserta pelatihan; (4) biaya/sumber dana; (5) waktu dan tempat pelatihan, (6) jadwal pelatihan (waktu, materi, dan pemateri); (7) susunan panitia pelaksana; (8) tata tertib; dan (9) narasumber. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh penyelenggara pelatihan yang menyangkut komunikasi, logistik, fasilitator, peserta dan prasarana pendukung lainnya.

Terakhir adalah evaluasi pelatihan dan tindak lanjut.Banyak pelatihan yang dilakukan hanya menyelenggarakannya saja, setelah itu tidak ada tindak lanjutnya. Evaluasi pelatihan dan tindak lanjut sangat penting untuk mengetahui berbagai kekurangan, kelemahan, dan kelebihan, baik penyelenggaraan pelatihan maupun proses yang terjadi (Stufflebeam & Shinkfield, 1985). Dalam melakukan penilaian terdapat kegiatan menentukan nilai suatu program (judgement).Objek evaluasi adalah program yang hasilnya memiliki banyak dimensi, antara lain, kemampuan, kreativitas, sikap, minat, dan keterampilan.Melalui evaluasi dan tindak lanjut, pelatihan dapat diketahui manfaat dan dampaknya.

Penyusunan rencana pelatihan secara hierarkis dapat diuraikan sebagai berikut:

1) Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Langkah pertama dan utama dalam mengelola pelatihan adalah menjajagi dan mengetahui kebutuhan pelatihan serta sejauh mana kebutuhan tersebut perlu dipenuhi. Langkah ini merupakan langkah yang bersifat mutlak dan esensial. Mengingat pentingnya langkah ini, maka dalam melakukannya perlu perhatian dan persiapan yang matang.

Pendekatan identifikasi kebutuhan pelatihan secara sistematis ini mempunyai relevansi yang jelas antara kebutuhan pelatihan dengan kebutuhan atau persyaratan tugas. Tujuan pendekatan pengelolaan program pelatihan ini adalah :

a.     Spesifikasi tujuan pelatihan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan tugas yang ada.

b.     Adanya peningkatan yang dapat diukur di dalam pencapaian tujuan organisasi atau lembaga.

2) Menguji dan Menganalisis Jabatan dan Tugas

Menguji dan menganalisis jabatan adalah suatu proses mendapatkan informasi (data) tentang suatu jabatan untuk penyusunan standar-standar tertentu. Secara umum, untuk melakukan analisis jabatan dan analisis tugas dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Menganalisis Uraian Tugas (Job Description);

Mengananalisis spesifikasi tugas ;

Menganalisis kualifikasi

Adapun, faktor-faktor yang perlu dipersiapkan antara lain adalah:

a.       Pengetahuan, keterampilan dan sikap

b.      Metoda (proses, mesin/alat, bahan)

c.       Organisasi / prosedur

3) Klasifikasi dan menentukan peserta pelatihan

Berdasarkan pada tahap tersebut di atas dapat diketahui adanya berbagai klasifikasi peserta sesuai dengan "jabatan dan tugas" yang diemban oleh masing-masing peserta. Banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam penentuan peserta. Namun, yang pasti bahwa "makin heterogen/beragam" makin tajam pula sudut pandang yang timbul karena adanya berbagai "posisi" dalam melihat dan mempertimbangkan sesuatu. Disamping itu, penentuan peserta, khususnya dalam hal jumlah, perlu pula mempertimbangkan ketersediaan sumberdaya yang mendukung pelatihan.

4) Merumuskan Tujuan Pelatihan

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun dan merumuskan tujuan pelatihan, yaitu:

a.      Jenis Tujuan Pelatihan, yaitu hendaknya jenis tujuan pelatihan harus mencakup Pengetahuan (P), Sikap (S) dan Ketrampilan (K) dan hasil yang diharapkan merupakan perubahan tingkah laku yang dapat diobservasi/diamati.

b.     Kedalaman Tujuan Pelatihan, Semakin dalam tujuan pelatihan semakin rumit untuk mencapainya, sehingga akan mempengaruhi materi maupun metoda pelatihan yang harus diberikan.

c.      Sumber Daya yang tersedia, dalam merumuskan tujuan pelatihan hendaknya juga mempertimbangkan sumberdaya yang tersedia.

d.     Waktu, faktor waktu sangat menentukan dalam merumuskan tujuan pelatihan

5)      Rancangan Program Pelatihan (Rancangan Kurikulum & Silabus)

Langkah-langkah penting di dalam menyusun Rancangan Kurikulum & Silabus adalah sebagai berikut di bawah ini.

a.      Menentukan & Memprioritaskan Isi/Muatan Materi Pelatihan

b.     Membangun Hubungan Logis dan Urutannya

c.      Menentukan Metoda & Media Pelatihan

d.     Menentukan Kebutuhan Waktu

6)      Rencana Program Pelatihan

Secara rinci perencanaan penyelenggaraan pelatihan harus menentukan hal-hal sebagai berikut :

a.      kebutuhan biaya dan menetapkan sumber dana,

b.     bahan pelatihan,

c.      tempat penyelenggaraan,

d.     konsumsi,

e.      akomodasi,

f.      transportasi,

g.     dokumentasi,

h.     sekretariat,

7)      Menyusun dan Mengembangkan Kerangka Acuan (TOR)

Langkah penting selanjutnya adalah menyusun dan mengembangkan suatu kerangka Acuan Pelatihan atau Terms of Reference (TOR). Pada umumnya garis besar isi Kerangka Acuan Pelatihan (TOR) ini meliputi pokok pokok sebagai berikut:

a.       Latar Belakang/Pendahuluan (Mengapa);

b.      Tujuan Pelatihan (Untuk Apa);

c.       Pokok Bahasan/Materi Pelatihan (Apa);

d.      Pendekatan dan Metodologi Pelatihan (Bagaimana);

e.       Peserta Pelatihan dan Fasilitator (Siapa);

f.       Waktu dan Tempat Pelatihan (Kapan dan Dimana);

g.      Sumber dana dan Pembiayaan (Berapa);

8)      Pelaksanaan Program Pelatihan

Secara garis besar, dalam penyelenggaraan pelatihan ada dua hal penting yang perlu dilakukan oleh "Panitia Penyelenggara", yaitu Tahap Persiapan dan Tahap Pelaksanaan Pelatihan.

a.      Tahap Persiapan

Persiapan operasional ini antara lain meliputi:

1. Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia

2. Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan.

3. Mempersiapkan Konsumsi;

b.      Tahap Pelaksanaan Pelatihan

Secara umum, alur pokok yang ditempuh dalam pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut di bawah ini:

1. Pembahasan Materi Pelatihan;

2. Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan

9)      Evaluasi Program Pelatihan

Atas dasar ini, maka kegiatan evaluasi pelatihan dapat berupa :

· Evaluasi Proses Pelatihan

Evaluasi proses adalah evaluasi yang dilakukan terhadap langkah-langkah kegiatan selama proses pelatihan berlangsung. Evaluasi proses dilakukan dengan mengungkapkan pendapat seluruh peserta tentang Fasilitator, Peserta, Materi/Isi, dan proses pelatihan.  Pada umumnya evaluasi proses pelatihan dapat dilakukan dengan beberapa model atau cara, yaitu : Evaluasi harian, Evaluasi mingguan dan Evaluasi akhir

· Evaluasi Hasil Pelatihan

Evaluasi hasil pelatihan berguna untuk mengetahui dan mengukur akibat-akibat yang ditimbulkan oleh suatu tindakan pelatihan.

10)   Tindak Lanjut Pelatihan

Rencana Tindak Lanjut pelatihan adalah setiap upaya atau kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan setelah kegiatan pelatihan selesai. Rencana Tindak Lanjut hendaknya dibuat secara spesifik dan realistis sesuai dengan tanggung jawabnya.

Dalam menyusun Rencana Tindak Lanjut, pada umumnya akan mencakup hal-hal sebagai berikut:

a.      "Apa", yaitu menyangkut jenis kegiatan yang dapat dilakukan di dalam kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.

b.     "Bagaimana", yaitu cara atau langkah-langkah yang harus ditempuh sehingga apa dapat terlaksana dengan baik dan benar.

c.      "Siapa", yaitu menyebutkan pihak terkait (stakeholder) siapa saja yang harus dan perlu dilibatkan dalam melakukan kegiatan tindak lanjut. masyarakat, staf yang lain atau pimpinan lembaga.

d.     "Kapan", yaitu menjelaskan dan menguraikan tentang batasan waktu kapan akan dimulai dan kapan akan berakhir.

e.      "Dimana", yaitu menyebutkan dimana kegiatan tersebut akan dilakukan. Apakah akan dilakukan di lapangan dengan guru dan perangkat sekolah lainnya ataukah akan dilakukan di tempat kerjanya atau di unit kerjanya sendiri, di unit yang lain atau akan diterapkan di luar lembaga lain yang terlibat di dalamnya.

  

BAB III

KESIMPULAN

Manajemen pelatihan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan dan Pengevaluasian terhadap kegiatan pelatihan dengan memanfaatkan aspek-aspek pelatihan untuk mencapai tujuan pelatihan secara efektif dan efisien. Manajemen atau pengelolaan pelatihan merupakan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang berupa kegiatan memahirkan. Sebagai suatu proses, manajemen pelatihan bergamitan dengan trisula aktivitas, yakni (a) perencanaan, (b) pelaksanaan, dan (c) evaluasi. Ketiga komponen tersebut dapat dijabarkan ke dalam sepuluh langkah kegiatan dalam menyusun rencana pelatihan yaitu:

Langkah 1: Identifikasi dan Analisis Kebutuhan Pelatihan

Langkah 2: Menguji dan Analisis Jabatan dan Tugas

Langkah 3: Klasifikasi dan Menentukan dan Peserta Pelatihan

Langkah 4: Rumuskan Tujuan Pelatihan

Langkah 5: Pendesainan Kurikulum dan Silabus Pelatihan

Langkah 6: Perencanaan Program Pelatihan Langkah

Langkag 7: Penyusunan dan Pengembangan Kerangka Acuan (TOR) Langkah

Langkah 8: Pelaksanaan Program Pelatihan Langkah

Langkah 9: Evaluasi Program Pelatihan Langkah

Langkah 10: Tindak Lanjut Pelatihan

Mengelola Pelatihan (Managing Training) tidak ada bedanya dengan Mengelola Proyek yang sudah kita kenal selama ini.Pada umumnya Daur Manajemen Pelatihan mengacu ke analisis, mendesain, mengembangkan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi.

Keberhasilan pelatihan ditentukan oleh berbagai komponen, antara lain, pelatih, peserta latihan, bahan, media, strategi, dan kondisi pelatihan.Pelatih termasuk penentu utama keberhasilan.

  

DAFTAR PUSTAKA

Bloom, Benjamin et. al., 1971.  Handbook on Formative and Summative Evaluation of Student Learning, New York: McGraw-Hill.

Knowles, Malcom S. 1980. The Modern Practice in Adult Education, From pedagogy to andragogy, Newyork: Cambridge The Adult Education Company

Leslie Rae. 1990. Mengukur Efektifitas Pelatihan. Jakarta: PT Pustaka Bina Mandiri Pressindo

Stoner, James A.F. Freeman, R. Edward, Gilbert J.R, Daniel R. (1996).Manajemen. Jakarta: P.T. Prenhallindo.

Subagio, Admodiniryo. 1993. Manajemen Training. Jakarta: Balai Pustaka

Sudrajat, Yayat. Manajemen Pelatihan. http://file.upi.edu/Direktori/FPBS/JUR._PEND._ BAHASA_DAERAH/ 196302101987031-YAYAT_SUDARYAT/MKL_BInd/ MANAJEMEN_PELATIHAN.pdf

Suryosubroto.2005. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan. Yogyakarta: FIP UNY

Syarif, Rusli. 1987. Teknik Manajemen Latihan dan Pembinaan. Bandung: Angkasa.

Subscribe to receive free email updates: